Manual completo de SoloStatement

1. Qué es SoloStatement y para quién es

SoloStatement es una plataforma para despachos de contabilidad y preparadores de impuestos que convierte estados de cuenta bancarios en PDF en contabilidad organizada y reportes listos para preparar impuestos. Subes el PDF, y la app lee, extrae, categoriza, reconcilia y reporta.

Está pensada para el escenario real de cada temporada: un cliente llega con 12 estados de cuenta, 3 tarjetas de crédito, cientos de transacciones y cero contabilidad. En vez de días copiando a Excel a mano, SoloStatement lo organiza en minutos.

• Lee PDFs de 11 bancos con lectura instantánea — y cualquier otro banco con la Inteligencia Financiera
• Lee hasta PDFs escaneados, con OCR
• Categoriza cada transacción por categoría fiscal, con tratamiento y % deducible
• Reconcilia lo extraído contra los totales que el propio banco imprimió
• Aprende de tus correcciones, por cliente, para siempre
• Genera Excel de 10 pestañas, P&L PDF, Business Analyzer PDF y CSV para QuickBooks/Xero
• Le pide documentos y aclaraciones a tus clientes por un portal sin contraseñas

Lo que la app NO hace, a propósito: no presenta impuestos ni da asesoría fiscal — es tu herramienta de trabajo; la revisión final y la responsabilidad profesional son siempre del preparador.

2. Tu cuenta y tu despacho

En solostatement.com/register llenas 4 campos: nombre del despacho, tu nombre, email y contraseña (mínimo 8 caracteres). La prueba es gratis por 3 días y no pide tarjeta. Tu despacho queda aislado: ningún otro despacho puede ver tus clientes ni tus datos.

Si olvidas tu contraseña, en el login está '¿Olvidaste tu contraseña?': escribes tu email y, si tiene cuenta, te llega un enlace válido por 30 minutos y de un solo uso para elegir una nueva.

3. Clientes y años fiscales

La estructura de trabajo es: Despacho → Clientes → Años fiscales → Documentos y transacciones. Al crear un cliente registras el nombre de la empresa, tipo de entidad (Sole Prop, LLC, S-Corp...), últimos 4 del EIN (opcional), email del cliente (para el portal) y notas internas.

Dentro de cada cliente abres los años fiscales que trabajas. Cada año tiene sus propios documentos, transacciones y reportes, con estados de trabajo: Collecting, In Review, Ready for Filing y Filed.

El límite de tu plan cuenta por empresas activas POR año fiscal, no de por vida — un cliente que no trabajas este año no te consume cupo.

4. Subir estados de cuenta

Dentro del año fiscal → pestaña Upload → arrastra los PDFs (varios a la vez). Por cada documento la app detecta el banco, extrae cada transacción, categoriza, aplica tus reglas aprendidas y reconcilia.

Bancos con lectura instantánea: Chase Business, Bank of America, TD Bank, Truist, Regions, Wells Fargo, Navy Federal, Square, American Express (Business Checking y Credit Card), Capital One (tarjeta) y CitiBusiness. Cualquier otro banco lo maneja la Inteligencia Financiera (capítulo 7).

Si el PDF es un escaneo sin texto, la app usa OCR. Esos documentos quedan SIEMPRE marcados '(OCR — verificar manualmente)' porque el OCR es menos confiable que el texto real del banco.

• Reconciliación automática: la app compara la suma de lo extraído contra los totales impresos por el banco; una diferencia mayor a $1 marca el documento y te avisa por email
• Duplicados: si re-subes el mismo statement, la app lo detecta por huella digital y no lo duplica
• Los PDFs originales se guardan en almacenamiento persistente como respaldo de auditoría

5. Transacciones: revisar, corregir, resolver

La tabla de Transactions/Review muestra fecha, comercio, débito o crédito, categoría, notas y estado de revisión, con filtros (All / Open / Answered / Resolved) y búsqueda por nombre.

Para corregir una categoría: clic en el dropdown y eliges. Para un depósito leído como gasto (típico de escaneos): el botón ⇄ lo invierte — individual o en bloque seleccionando varias filas. Para un monto mal leído: el ícono de lápiz.

Cada transacción dudosa está 'Open' hasta que alguien la aclare; la respuesta del cliente la pasa a 'Answered'; tu confirmación la marca 'Resolved'. Todo cambio queda en una bitácora de auditoría: quién, qué y cuándo.

6. El review de ingresos (créditos)

No todo dinero que entra es ingreso del negocio — y contarlo mal infla los impuestos del cliente. Por eso los créditos tienen su propio set de categorías, que aparecen primero en el dropdown:

• Income - Sales / Services · Income - Commissions · Income - Interest / Other → suman al Business Income del P&L
• Not Income - Owner Contribution / Transfer In · Personal Deposit · Loan Proceeds · Refund / Reimbursement → quedan EXCLUIDOS del ingreso, contados aparte

El P&L muestra ambos números por separado — 'Business Income' y 'Excluded (Not Income)' — para que el ingreso bruto del reporte sea defendible línea por línea.

7. Cómo la app aprende de ti

Cada vez que corriges una categoría, SoloStatement guarda esa decisión como una regla para ese cliente y ese comercio. La próxima vez que aparezca el mismo vendor — aunque cambie el número de tienda o la ciudad — la app aplica tu categoría automáticamente, con la nota 'Categoría aplicada por regla aprendida'.

• El aprendizaje es por cliente: lo que es gasto de negocio para un trucker no lo es para una aseguradora
• Las reglas sobreviven entre años fiscales
• Tus reglas siempre le ganan a cualquier otra clasificación, incluida la IA

8. La Inteligencia Financiera (IA)

La capa de inteligencia artificial trabaja en dos frentes, siempre por debajo de tus reglas y siempre dejando la última palabra al humano.

Categorización inteligente: las transacciones que el motor de reglas no reconoce se envían a la IA, que sugiere categoría (solo de la lista de tu despacho), tratamiento fiscal, % deducible y si es candidata a 1099. Cada sugerencia llega con una nota visible 'IA:' explicando el porqué, con confianza máxima de 90 y siempre en estado Review.

Cualquier banco: si subes un statement de un banco sin lectura dedicada, la IA lee el documento completo — cada transacción Y los totales impresos — y pasa por la misma reconciliación automática. Esos documentos quedan marcados '(Extraído con IA — verificar manualmente)'.

La filosofía: la IA sugiere, tú decides. IA + reconciliación matemática + revisión humana es lo que hace el resultado confiable.

9. El portal de clientes (sin contraseñas)

Tus clientes no crean cuenta: cada uno tiene un enlace personal permanente y seguro que le llega por email.

Pedir documentos: desde el perfil del cliente describes qué necesitas (ej. 'Estado de cuenta Chase enero'). El cliente abre su enlace, sube el PDF, y este entra directo al año fiscal correcto, procesado igual que si lo subieras tú. Si no sube, la app le recuerda sola (máximo un recordatorio cada pocos días). Si un email falla, lo ves marcado y puedes reenviarlo con un clic.

Preguntar sobre una transacción: seleccionas la transacción, escribes la pregunta, y la respuesta del cliente llega pegada a esa transacción — documentada para siempre, sin hilos de WhatsApp.

10. Reportes

En Reports eliges el tipo (Profit & Loss, resumen mensual, por método de pago) y el rango: mes, trimestre, año, todo, o rango custom. El P&L en pantalla muestra Business Income, Excluded (Not Income), Gross Expenses, Deductible Expenses y Draft Net Income, con detalle por categoría.

• Excel — workbook de 10 pestañas: Executive Summary, P&L Draft (deducible real por categoría), Monthly Summary (reconciliación mes a mes contra el banco), Expense Detail, Income Detail, Transactions, Review Needed, 1099 Vendors, Source Documents y Categories (tu lista de categorías, editable)
• P&L PDF — reporte conciso y firmable, listo para entregar al cliente
• Business Analyzer PDF — la versión ejecutiva: resumen con KPIs, gráficas de depósitos mensuales y categorías de gasto, dashboard de vendors 1099 (conteo, método de pago, quién pasa de $600), y tu lista de revisión ordenada de mayor a menor monto
• CSV (QuickBooks/Xero) — 3 columnas (Date, Description, Amount) en el formato exacto que sus importadores aceptan a la primera
• 1099: la app marca automáticamente los pagos tipo contract labor (Zelle/ACH/cheques a personas) como candidatos a 1099-NEC, con su propia pestaña

11. Tu equipo y los roles

• Owner (dueño): todo — equipo, facturación, y borrar clientes/años fiscales
• Preparer: sube documentos, corrige transacciones, genera reportes; no toca facturación ni borra clientes
• Reviewer: solo lectura + flujo de revisión — ideal para control de calidad

12. Facturación y planes

• $29/mes — 1 a 5 empresas activas por año fiscal
• $49/mes — 6 a 10 empresas
• $79/mes — 11+ (ilimitado)

Todos incluyen: bancos soportados, reportes ilimitados, statements ilimitados, portal de clientes y equipo. El pago lo procesa Stripe — los números de tarjeta nunca tocan nuestros servidores. Cambias de plan, pausas en temporada baja o cancelas desde la app; si tu pago falla o el trial vence, el acceso se pausa pero tus datos nunca se borran.

13. Seguridad y cumplimiento (IRS Pub. 4557)

Como preparador, la FTC Safeguards Rule y la Publicación 4557 del IRS te exigen un plan escrito de seguridad de la información (WISP). SoloStatement está diseñada para ayudarte a cumplirlo:

• Todo viaja cifrado (HTTPS/TLS); contraseñas guardadas solo como hash
• Aislamiento total entre despachos a nivel de base de datos
• Roles y bitácora de auditoría
• El portal del cliente reemplaza los adjuntos de email sin cifrar
• Eliminación real de datos cuando borras un cliente

Detalle completo en nuestras páginas de Privacidad, Términos y Seguridad. Ninguna herramienta cumple la ley por ti: mantén tu WISP escrito (plantilla en IRS Pub. 5708) y administra los accesos de tu equipo.

El recorrido completo en 10 pasos

• 1. Regístrate (3 días gratis, sin tarjeta)
• 2. Crea tu primer cliente y abre su año fiscal
• 3. Sube los estados de cuenta (o pídeselos al cliente por el portal)
• 4. Deja que la app lea, categorice y reconcilie
• 5. Revisa lo marcado: OCR, reconciliación, Review Needed
• 6. Corrige categorías (la app aprende) y confirma los ingresos reales
• 7. Pregunta al cliente lo que solo él sabe, desde la app
• 8. Marca todo como Resolved
• 9. Exporta: Excel para ti, PDF para el cliente, CSV para QuickBooks
• 10. Prepara los taxes con números que cuadran contra el banco, línea por línea